Se recomienda estar atento a requisitos
imprescindibles como son: el presupuesto disponible, la fecha, el aforo y el
espacio que se necesita
Las empresas organizadoras de
eventos suelen hacer
una planificación exhaustiva de eventos en hoteles. Organizar un evento en un
hotel es una tarea compleja en la que una buena negociación previa resulta
fundamental. Esté atento a las cláusulas, a la letra pequeña del contrato, pero
no deje de estar focalizado también a la letra pequeña del contrato que usted
tiene con su estilo de hacer negocios y con su filosofía de trabajo.
Esa actitud profesional se educa y es cosa suya,
pero la negociación con los titulares de los espacios para eventos es un asunto
que no se puede llevar a la ligera, podría hasta considerarse un arte.
Veamos algunas estrategias para la planificación de
eventos en hoteles que le pueden llevar acercar al éxito y marcar distancias
con su competencia. Empecemos por hablar de lo más elemental, prestar atención
a los requisitos básicos del evento:
- Requisitos básicos. Esté atento a cuatro requisitos imprescindibles en
una negociación de precios con los gestores de los hoteles. A saber:
presupuesto disponible, la fecha del evento, el aforo y el espacio que se
necesita tanto para la ocupación en sí durante el tiempo de uso. Pero, ojo, no
deje de tener en cuenta también los accesos al lugar y los suministros, ya
sabe, electricidad y demás. A veces lo más elemental falla y eso no se lo puede
permitir.
Aforo
- Aforo realista. Ocúpese de realizar una valoración lo más real
posible del número de asistentes al evento. No ya para que no falten alimentos
y bebidas o, en su caso, para que el número de habitaciones reservadas sea el
correcto. No se exponga a las consecuencias económicas de no llegar a los
mínimos estipulados en el contrato.
- Plazos con tiempos bien definidos. Los plazos para la organización de los eventos se
han vuelto más complejos por la necesidad de coordinar un marketing digital muy
elaborado, pero también porque las producciones se están orientando cada vez
más a ofrecer tiempos de ejecución de los programas de los eventos más cortos
para públicos que quieren vivir las experiencias en el menor tiempo posible
desde que los han conocido. Determinar los plazos bajo esas condiciones resulta
vital para garantizar la profesionalidad y la calidad del evento.
- Presupuestos de varias localizaciones. Es obvio, pero no está de más recordarlo. Elegir un
único lugar para un evento es cerrarse a la posibilidad de comparar precios,
descubrir otras localizaciones con valores añadidos. No compensa jugárselo todo
a una sola carta.
- Tácticas de ventas. Esté atento a sus claves, a sus prioridades, a lo
que realmente le interesa. Tenga claro que algunas tácticas de ventas le pueden
llevar a considerar como prioridades las que le marcan los titulares del
espacio que normalmente no coinciden con las suyas. Ya sabe tácticas como las
de ofrecer precios especiales hasta una fecha determinada que le harán sentir
presión. Sepa ver lo importante de lo accesorio, oriéntese en los
objetivos que quiere conseguir con la organización de su evento.
- Colaboradores de compromiso. El personal del espacio del evento puede ser
cómplice de su estilo organizativo, de su forma de atender a la clientela. Ya
sabe, no son su gente, pero usar el espacio le obliga a emplearlos en tareas
tan delicadas como las de atender al público. Nos referimos a barman,
camareros, porteros, profesionales técnicos... Piense en la importancia de su
trabajo, piense en ellos no como empleados no deseados sino como colaboradores.
Puede ganárselos atendiendo a sus necesidades profesionales, generando empatía
con sus propuestas y dejándolos participar activamente en el proyecto del
evento, pero siempre bajo su control y supervisión.
Testimonios:
- Busque testimonios de eventos anteriores. En las negociaciones para la contratación del
espacio se lo pueden pintar de cualquier manera, pero es usted quien se la
juega. Busque información contrastada sobre otros eventos realizados en el
mismo espacio y en fechas similares o cercanas. Le darán la medida de cómo ha
respondido el personal, del valor de la infraestructura y de muchas cuestiones
menores y de detalle que al final de todo suman en las percepciones de los
asistentes.
- Fechas abiertas. No se cierre en banda con una única fecha para
celebrar el evento si se lo puede permitir. Será como tener un plan B y contar
con una alternativa que le ayude a retirar algo de presión. Ya sabe cómo son
las fechas inamovibles...
- Reservas en la misma cadena hotelera. Una manera de reducir costes es jugar la baza de
reservar espacios en la misma cadena hotelera. Se trata de un aspecto de la
negociación que debería llevar a la mesa de contratación.
Estas consideraciones son las que tienen en cuenta
las empresas organizadoras de eventos para la planificación en hoteles y agotan
todas las opciones que tienen a su alcance en la negociación de una
infraestructura. La calidad de su evento se merece un esfuerzo de imaginación,
perspicacia, mano izquierda y atención a los detalles como parte de sus
autoexigencias y motivaciones. Ese es el camino del éxito.
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