El crecimiento de los dispositivos móviles ha hecho
que los organizadores tengan que adaptar su comunicación con los asistentes
La organización de reuniones y eventos se ha visto transformada profundamente
en los últimos años, debido a múltiples razones, tanto económicas,
tecnológicas, como de nuevos hábitos de consumo y de viaje.
Por su importancia, vamos a analizar algunas de las
principales tendencias
relacionadas con la tecnología y
su reflejo en la industria de reuniones.
Podemos distinguir dos áreas donde la tecnología ha
tenido un mayor impacto. Por un lado la tecnología aplicada a la propia
organización de reuniones o eventos y por otro lado, la aplicada a los
servicios que se ofrece a los asistentes de dichas reuniones.
La revolución tecnológica ha puesto en jaque a la
industria, ya que ha facilitado las comunicaciones y el surgimiento de nuevos
formatos de reuniones y presentaciones virtuales. Pero la tecnología también
supone una oportunidad para poder mejorar los eventos, generar nuevas vías de
ingresos y tener más participación de los asistentes.
La tecnología por un lado ha
permitido:
· Nuevas
y espectaculares formas de trasmitir y presentar contenidos
· Nuevas
formas de animar y tematizar espacios y actos sociales
· El
desarrollo de software específico para la gestión de reuniones y eventos
· La
presencia virtual de expositores y ponentes
· La
retransmisión en directo, vía streaming, de las ponencias
· Y la
creación de aplicaciones móviles (apps) como canal de comunicación directo con
los asistentes
El crecimiento de los dispositivos móviles ha hecho que los organizadores de
reuniones tengan que adaptar su comunicación con los asistentes.
Hasta hace poco, la tecnología se veía como una vía
para enviar mensajes y anuncios a los asistentes. Ahora se requiere tener
interactividad con ellos en tiempo real. Los nuevos asistentes a las reuniones
demandan comunicación bidireccional y más servicios que puedan gestionar
directamente desde sus dispositivos móviles.
Y quieren que esa comunicación con los organizadores
y con los proveedores turísticos (como los hoteles) se dé en todas las etapas
del viaje: antes, durante e incluso después de la reunión.
En los próximos años, veremos un gran crecimiento
en la tecnología aplicada a la comunicación en tiempo real. El objetivo es involucrar a los asistentes y que los eventos se hagan cada vez
más interactivos y participativos. Los asistentes quieren ser protagonistas y
no meros espectadores.
Todo ello, nos lleva a tener que valorar la
importancia de las conexiones
a Internet para el
correcto desarrollo de reuniones y eventos.
Los
asistentes a reuniones corporativas llevan una media de 3 dispositivos móviles
(teléfonos inteligentes, tablets y ordenadores portátiles). Para ellos es
fundamental estar conectado en todo momento. Sus necesidades son:
· Interactuar
con la propia reunión o evento
· Estar
conectado con su trabajo o actividad profesional
· Y
estar en contacto con familiares y amigos
Por todo ello, organizadores y asistentes demandan
una conexión wifi de alta calidad. Esta debe ser muy
rápida, estar disponible en todas las zonas donde se vaya a desarrollar el
evento y contar con un buen sistema de seguridad, que evite el robo de datos
personales o la suplantación de identidad.
La tecnología, se ha ido integrando también en la
producción de los eventos. Hace años permitió grabar las ponencias, luego la
transmisión de dichas ponencias en directo, vía streaming y hoy ha permitido el
crecimiento de nuevos formatos de eventos. Desde los eventos híbridos, que combinan
una parte presencial de la reunión con otra virtual en Internet, al nacimiento
de eventos 100% digitales, donde no hay un encuentro físico entre los
participantes, que están conectados solo a través de espacios virtuales.
Uno de los grandes fenómenos que va a transformar
la industria de reuniones es el Big
Data. ¿Pero que significa el Big Data? En resumen y aplicado a este
sector, consiste en la recogida, cruce y análisis de información relevante
(tanto profesional como personal) de los asistentes a una reunión, que permita
poder personalizar los servicios que se les ofrece y mejorar su experiencia.
El análisis de toda esta información puede generar
un perfil de comportamiento y de hábitos de consumo de los asistentes, que
puede ser muy útil para palacios de congresos, hoteles, opc´s y dmc´s.
Contar con esta información les
puede permitir:
· Conocer
mejor a sus clientes
· Personalizar
su experiencia
· Aumentar
su satisfacción
· Generar
nuevo canal de ingresos
Por todo ello, en el futuro, los departamentos de
marketing se tienen que volver departamentos de análisis de información. Es la
vía más rápida para mejorar la experiencia de los clientes y para poder generar
más dinero.
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