Uno de los temas más recurrentes y a menudo
peliagudos del trabajo del mundo del Marketing y la Comunicación digitales,
ya sea como Community Manager, como Social Media, como Analista, Diseñador,
etc., es gestionar adecuadamente
las tareas y el tiempo, es decir, el coste / horas que
acabamos dedicando a los proyectos. Y es que no es fácil a menudo estimar un
presupuesto, porque en gran medida, tiene mucho que ver con la experiencia
previa, y como no, con la complicidad y complejidad del cliente: algunos
requieren más tiempo que otros, y una cosa que se aprende rápido en nuestro
sector, es que no importa si el cliente es grande o pequeño, nos van a ocupar
igual dedicación, y todos requieren su tiempo y su mimo.
En muchos gestores de proyectos como 5pm, Zoho,
Basecamp, Producteev, Teambox, Podio, y un largo etc., el problema no es lo que
hacen o cómo lo hacen, por lo general todos son bastante capaces y buenos, el
problema es más bien el tiempo necesario de dedicación a la gestión de la herramienta, y es
que si “perdemos” dos horas cada día en nuestra herramienta de seguimiento de
proyecto y productividad, le estamos dando un 25% de nuestra jornada laboral
diaria (en el caso extraño de que sólo trabajemos las 8 horas de rigor… Que ya
sabemos cómo es este trabajo).
Así que la solución más eficaz y ágil para poder:
>gestionar proyectos.
>llevar un seguimiento en tiempo real del
desarrollo de los proyectos.
>gestionar las tareas.
>asignar tareas.
>adjuntar documentos y comentarios para ver la
evolución.
>seguimiento de workflow.
>conocer las horas de dedicación de cada miembro
del equipo a cada proyecto.
>conocer el coste real de cada miembro del
equipo en cuanto a las horas de trabajo.
>conocer el coste total del proyecto sobre la
base de dichas horas.
>etc.
Y todo ello, sin que haga perder más de 30 minutos
al día como mucho, y a ser posible, menos de 10 minutos al equipo.
Lo principal de Todoist, es que
es una de las herramientas más sencillas y cómodas que he probado para
gestionar tareas, ya sean propias o de equipo: es tan simple como crear un
proyecto de forma totalmente intuitiva, compartirlo con el equipo, y comenzar a
crear tareas con su “deadline”, sus comentarios, sus prioridades y sus
adjuntos, si los hay. Lo bueno de Todoist además es que puedes usarla tanto web
based, como su app para iOS, Android, PC o Mac.
Además, se integra con Gmail, lo cual es muy útil a la hora de dejar
“emails para luego” y que no se olviden.
Toggl permite saber cuánto tiempo real dedica cada
miembro del equipo a una tarea: tan simple como dar a comenzar cuando empiezas
una tarea/proyecto y dar a stop cuando lo dejas. Toggl lo computa al miembro
del equipo y del proyecto, y te da informes de coste total del proyecto y coste
de cada miembro. Lo mejor de todo, es que es muy intuitiva y cómoda, y que se
integra con Todoist, así que todo es simple: ver qué tarea tengo que hacer en
todoist, y dar al botón “start” de Toggl.
¿Por qué es importante gestionar la productividad y las tareas?
Una de las preguntas más habituales, sobre todo de
los que comienzan en este sector del marketing y la comunicación digitales, es cuánto cobrar por
un proyecto, y aunque la experiencia siempre es un grado, no dejemos todo a la
intuición, ayudémosla un poco con datos fiables y certeros que nos permitan
apoyar el coste y la dedicación. Estimar adecuadamente un trabajo, un proyecto,
es la clave de su rentabilidad.
Gestionar tareas de una forma ordenada puede ser la
clave para terminar un día y poder irnos a casa con la tranquilidad de que
“todo está hecho”, o al menos, “bajo control”…
Gestionar el tiempo que dedicamos a cada proyecto nos
ayudará a conocer el coste real de los mismos y a mejorar el rendimiento, los
costes, los presupuestos, las estimaciones, y por ende, los beneficios.
Así que si no se usa ninguna herramienta, es
fundamental que gestionemos mejor nuestro tiempo, y no es extraño que nos coma
el trabajo del día a día y acabemos con la sensación de no ser todo lo
productivos y ordenados que podemos, y no hay que olvidar que nosotros vendemos
nuestro tiempo, además claro está, de nuestro conocimiento y experiencia,
el consabido “know how”.
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