El uso
de las redes sociales también influye en la forma en cómo se planifican y
evalúan las reuniones
La
tecnología ha modificado la forma de organizar cualquier evento. Tal es así que
prescindir de ella hoy en día parece una misión casi suicida. La evolución de
las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales en la comunicación
corporativa están influyendo en la forma como se planifican, ejecutan y evalúan
los eventos.
Iluminación
led, video mapping, códigos QR, apps, tarjetas de visita electrónicas o las
nuevas tecnologías al servicio de la evaluación del ROI son solo algunas de las
novedades que en los últimos años han ayudado a los profesionales del sector a
organizar actos más impactantes de forma más ágil y eficaz.
La
participación más activa de los asistentes,, la integración de los formatos de
comunicación, la vertiente virtual y el estímulo del componente
lúdico son aspectos que cada vez se tendrán más en cuenta en la organización de
los eventos del futuro.
Por ello, vamos a dar 10 ejemplos de por qué la
tecnología es tan importante para la organización de eventos:
1. Con las
redes sociales se puede lograr una mayor difusión y, como consecuencia, una
mayor participación en el evento. La decisión sobre el formato del evento, su
programa, etc. ya no recaerá exclusivamente en el organizador, sino que cada
vez resultará más importante la participación activa de los asistentes en el
proceso de planificación.
2. Gracias
a la tecnología la web del evento puede ser visualizada desde cualquier
dispositivo en cualquier momento. Ahora es posible conectarte desde el metro,
la calle o cualquier ubicación a Internet y acceder en directo a la sala de
reuniones en la que se está produciendo el evento. Incluyo, ya son muchos los
eventos que disponen de su propia App en la que vuelcan toda la información y a
través de la cuál permiten una mayor interacción con el cliente en el que se
puede crear hasta un usuario propio.
3. En los
últimos años estamos observando un incremento de los e-meetings y de los
webinars. Es verdad que la mejora de las conexiones, las videoconferencias y el
videostreaming permiten crear eventos virtuales, que comportan una importante
reducción de los gastos (desplazamientos, alojamiento, alquiler de espacios,
etc.) y a la vez una mayor perdurabilidad en el tiempo.
4. A la
hora de acreditar la entrada a eventos, la tecnología agiliza enormemente el
proceso. Ya no es necesaria la entrada en papel, lo que permite reducir
grandes costes y simplificar los procesos evitando largas colas en la entrada.
Ahora con un código en el mismo móvil y un lector es suficiente.
5. La
tecnología también se ha convertido en la herramienta básica para facilitar
además los procesos de inscripción y pago de las entradas del evento. Con las
nuevas plataformas de pago y sistemas de transferencia bancaria evita la
circulación de dinero en el momento del evento y también ofrece mayor agilidad
en la entrada.
6. Gracias
a Internet y las redes sociales se consigue conocer la opinión de los
asistentes, una información necesaria para conocer aspectos a mejorar o
potenciar en el evento. Ya hemos hablado de la interacción con el público en el
momento de la planificación pero también es importante esta interacción en el
transcurso del evento. Gracias a las redes sociales y a otros mecanismos que
permiten conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se podrán
modular formatos que se adaptarán mejor a sus expectativas para poder mejorar.
7. El material
utilizado en el evento (presentaciones, documentos, vídeos, etc.) es mucho más
interactivo, atractivo y por lo tanto es recibido con mayor expectación.
Existen nuevos formatos de ofrecer la documentación, ya no es necesario cargar
a los asistentes con numerosos papeles, podemos entregar un cd con toda la
información o simplemente puede ser publicado online para la libre disposición
de los asistentes o interesados.
8. Con las
tecnologías móviles, aplicaciones y redes sociales la tendencia es a realizar
acciones cada vez más lúdicas. Los eventos tiene como objetivo acabar con la
pasividad del público y conseguir su participación a través del juego. Las
presentaciones de más de media hora en PowerPoint pueden provocar que la
audiencia acabe perdiendo interés. Es por ello que empiezan a incorporarse
talleres prácticos, concursos, actividades do it yourself y juegos de rol, para
aumentar la atención y la motivación de los asistentes.
9. Por
medio de la web se consigue un fácil acceso a toda la información relacionada
con el evento: programa, ponentes, etc.
10. Por
último, la tecnología es útil en la planificación del evento, durante el
desarrollo, pero sobre todo para poder analizar el éxito del evento. A través
de la tecnología se pueden extraer datos y opiniones que nos permitan obtener
una evaluación más exhaustiva sobre nuestro evento.
No hay comentarios:
Publicar un comentario