A día de hoy, para cualquier clase
de hotel u hostal, incluidos los más pequeños, el poder contar con un sistema
informático que les permita gestionar las diferentes tareas cotidianas, tanto
las de recepción como las administrativas, es un tema de suma importancia. Por
esa razón, el poder tener acceso a un moderno “PMS” no debe ser un problema para esos alojamientos turísticos.
Entonces, si nos enfocamos
principalmente en aquellos establecimientos de menor envergadura, de los que
hablábamos anteriormente y pensamos en sus necesidades principales, con
respecto a ese software de gestión hotelera, podríamos decir que él debería contar con 3 características
principales:
1- Flexibilidad:
Al hablar de flexibilidad, nos
referimos a la facilidad con la que podamos configurar y adaptar esa
herramienta de gestión a las peculiaridades o características de cada hotel u
hostal (tipologías de las habitaciones, planificación de la limpieza,
personalización de las ofertas, facturación, etc.), sin perder fluidez a la
hora de trabajar con él.
Me gustaría remarcar en este punto,
que la integración con las diferentes herramientas de venta online del hotel es
algo determinante. Ese PMS tiene que poder integrar en él todas
las reservas hechas a través del motor
de reservas o del Channel Manager e introducirlas directamente en el
planning (o calendario) de forma automática o por lo menos sencilla.
2- Accesibilidad:
Accesible en cuanto al precio. Porque esa
es una cualidad sumamente importante para todos aquellos pequeños hoteles u
hostales a los que nos venimos refiriendo.
El PMS siempre es una inversión que
debemos planificar a largo plazo (no
se adquiere un PMS para usarlo tan solo unos meses, sino más bien algunos
años). Por esa razón, si el
mismo nos cuesta una fortuna, no podremos amortizar ese gasto rápidamente.
Entonces, si disponemos de pocas
habitaciones y de un precio de venta ajustado, lo ideal es que nuestra
inversión no supere un determinado nivel, que podría ser quizás, entre los 200€
y 400€ aproximadamente.
3- Simplicidad:
Con simplicidad nos referimos a que
no deberíamos tener la necesidad de realizar un master para poder comprender el
uso de ésta herramienta. El PMS tiene que ser lo suficientemente intuitivo como
para que el personal de nuestro alojamiento
turístico pueda comprender
sin grandes problemas su uso.
Es importante también que ese
sistema de gestión hotelera sea rápido de configurar y modificar, además de
compatible con cualquier ordenador.
Programas de Gestión Hotelera en la
nube / PMS Online
Existe una generación de sistemas
de gestión hotelera que pueden aportarnos los tres parámetros de los que
hablábamos, además de sumarles la disponibilidad de ese mismo PMS en todo momento
y desde cualquier lugar u ordenado, solo nos bastaría con tener acceso a
Internet. Ellos son los denominados programas
de gestión en la nube o PMS online.
En sus primeras versiones muchos de
estos programas eran poco fiables o inestables. Pero con los últimos avances
tecnológicos y gracias al gran trabajo de investigación y desarrollo que han
realizado muchas empresas de software, especializadas en el sector turístico,
esos problemas han quedado casi en el olvido.
Es aquí que me gustaría tomarme la
libertad de hablaros sobre un caso en particular, ese es el de la empresa
software hotelero llamada WuBook. Porque ellos han desarrollado un PMS Online
con un coste de tan solo 180€ anuales, pensado especialmente para aquellos
establecimientos de no más de 50 habitaciones.
Según nos comenta Daniele Socal (Country Manager en España y
Latinoamérica de WuBook) ,ZAK (el nombre con que han bautizado a
su PMS online) ha nacido y
evolucionado simplemente por una razón: así se lo han demandado sus propios
clientes (es.zak.wubook.net).
“Zak: el PMS de WuBook, proviene de la exigencia
natural de sus clientes, que querían ver reflejadas sus reservas online junto
con las offline (walkins, telefónicas, etc.), sin mucha complejidad y de forma
natural, en un solo calendario
o planning. Además de poder aprovechar otras características importantes
como: la automatización de los procesos, la asignación automática de las
habitaciones, el envío correcto de la disponibilidad al Channel Manager y al
motor de reservas, la gestión de la limpieza, la posibilidad de realizar
facturas y/o añadir extras, registrar los documentos de los viajeros, etc.,
etc.”
Continúa explicando Daniele que han
intentado innovar a partir de peticiones reales, obtenidas principalmente
gracias a debates en forums y en el blog corporativo de WuBook. Por esto la
interfaz es ergonómica pero sobre todo lo más funcional posible.
En definitiva, el aporte y los
deseos de sus clientes han sido y son los que marcan la tendencia en el
desarrollo esta herramienta de gestión hotelera (Zak).
Conclusión:
Es entonces, que si tu pequeño o
mediano establecimiento hotelero quiere competir realmente por una porción
interesante de su mercado turístico, debe evidentemente incluir como mínimo un
básico PMS entre sus estrategias profesionales de gestión. Pero intentando
tener en cuenta aquellos factores que comentábamos: Flexibilidad / Accesibilidad /
Simplicidad, para de esa manera no sobrecargar demasiado su presupuesto.
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